Atualmente, o mundo empresarial enfrenta uma série de desafios, particularmente relacionados à falta de automação de tarefas repetitivas e aos problemas decorrentes dessa ausência. Vamos explorar esses desafios, compreendendo os tipos comuns de tarefas inseridas nessa categoria. Embora variem consideravelmente, é crucial caracterizá-las para estabelecer uma base de atuação no ambiente corporativo.
Tipos de Desafios Enfrentados
1. Entrada Manual de Dados Empresariais: Muitas organizações ainda lidam com volumes significativos de entrada manual de dados, desde informações em formulários até registros contábeis e dados de clientes. A inserção manual é propensa a erros humanos, influenciada por diferentes estados de espírito das pessoas envolvidas, o que pode levar a imprecisões e, consequentemente, retrabalho.
2. Processamento de Documentos: Este processo, uma extensão da entrada de dados, envolve a análise de documentos e a extração de informações relevantes, além da verificação de informações para a criação de novos documentos. O trabalho humano repetitivo pode resultar nos mesmos problemas enfrentados na entrada manual de dados.
3. Atendimento ao Cliente: Muitas empresas se deparam com o desafio de lidar com consultas frequentes ou solicitações rotineiras dos clientes, seja por e-mail, Chatbot, telefone ou outros canais. O atendimento repetitivo pode sobrecarregar os agentes e impactar a qualidade do serviço prestado.
4. Limitações de Escalabilidade: Delegar tarefas repetitivas a seres humanos pode restringir a capacidade de escalar o atendimento a determinadas demandas sem um aumento substancial no tempo de resposta ou nos custos de alocação de recursos. Especialmente em cenários em que a escalabilidade precisa ser elástica, torna-se desafiador prever e provisionar tempo e recursos.
5. Rastreabilidade e Conformidade: A ausência de automação em processos repetitivos pode representar um desafio significativo, especialmente quando se trata da necessidade de rastrear a autoria, resultados e execução dos processos. Além disso, se esses processos estão interligados a regulamentações internas ou externas, a falta de automação pode resultar em riscos para a conformidade e o funcionamento do negócio.
A Importância da Automação
A implementação de processos automatizados não apenas garante segurança na execução, mas também assegura a eficácia contínua. A detecção e tratamento em tempo real de erros são viabilizados, além da possibilidade de acionar intervenções humanas especializadas quando necessário.
A automação reduz significativamente o tempo gasto em tarefas que anteriormente demandavam dias ou semanas. Relatórios podem ser gerados em questão de horas, com escalabilidade automática e respostas automáticas aos clientes, por meio de atendentes virtuais ligados a essas automações.
Mitigando Preocupações
Alguns podem expressar preocupações quanto aos custos e à manutenção associados à automação. No entanto, atualmente, existem suítes de ferramentas como o Microsoft 365 que oferecem todas as ferramentas necessárias para construir processos automatizados. Essas ferramentas normalmente estão disponíveis em uma única licença, com custos adicionais mínimos baseados na necessidade.
Além disso, a manutenção é minimizada, uma vez que, por definição, processos repetitivos raramente mudam. Após a implementação da automação, é improvável que surjam problemas, a menos que haja interferência no ambiente operacional, como falhas na infraestrutura.
Conclusão
Em síntese, a automação de processos repetitivos é cada vez mais vital para empresas, não apenas para economizar tempo, mas para fortalecer a confiança na capacidade de escalar, gerar relatórios precisos e manter a qualidade operacional. Essa abordagem permite a realização de mais trabalho sem a necessidade de grandes investimentos ou tempo excessivo, mantendo a confiabilidade nos processos executados.
Ao considerar esses desafios e soluções proporcionadas pela automação, torna-se evidente que a implementação desses processos é fundamental para o crescimento e a eficiência contínua das organizações. É fundamental não apenas reconhecer os problemas derivados da falta de automação, mas também abraçar as soluções tecnológicas disponíveis para superá-los.
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Fernando Gomes
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